Računi
Što je račun?
Račun je službeni dokument koji tvrtka šalje svom kupcu kada prodaje proizvode ili usluge. Označava što je točno i za koliko prodano. Račun se često koristi kao zahtjev za plaćanje i uključuje podatke o plaćanju. Dobar račun mora biti precizan i bez nepotrebnih dodataka.
Primjerak računa s obaveznim i izbornim poljima:
Postoje zahtjevi za standardan, dobro oblikovan račun:
NASLOV – “RAČUN”
U zaglavlju računa mora biti jasno navedeno da je to račun jer klijentu olakšava da zna što prima i kako s tim postupati.
DETALJI O RAČUNU
Ovo su detalji/odjeljci koje valjani račun treba sadržavati:
- Broj računa: Pomaže u praćenju računa, kao i u održavanju uredne financijske evidencije.
- Datum računa: Ovo je datum izrade i slanja računa.
- Datum isporuke: Datum isporuke robe ili usluge
- Vrijeme izdavanja: Vrijeme (sat i minuta) izdavanja računa
- Opis pruženih proizvoda ili usluga: Opis treba biti izričito naveden i jasno napisan. Također treba biti što kraći. Nema potrebe za dugotrajnim opisom usluga/proizvoda.
- Pojedinosti o količinama proizvoda: Ispunite točnu količinu svih isporučenih proizvoda.
- Jedinične cijene: Jasno navedite iznose. Kako bi se smanjio rizik od razlika zbog zaokruživanja, preporučuje se zaokruživanje cijena na dvije decimale u računovodstvene svrhe.
- Pojedinosti o svim popustima: Navedite točan popust i za koje se proizvode ili usluge nudi.
- Međuukupna cijena: to je ukupan iznos svih ponuđenih usluga ili dobara umanjen za PDV. Ovo je također iznos na koji primjenjujete stope PDV-a.
- Primijenjena stopa/stope PDV-a: PDV se razlikuje od proizvoda do proizvoda. Provjerite jeste li u tijeku s trenutnim stopama PDV-a.
- Ukupan iznos zaračunatog PDV-a: Izračunajte ukupnu vrijednost stope PDV-a i jasno je navedite.
- Ukupni iznos računa: Ovo je ukupni zbroj svih ponuđenih proizvoda ili usluga plus stope PDV-a. Ovo je konačan iznos koji će klijent platiti. Provjerite je li ispravan kako biste izbjegli odgođeno plaćanje.
- Naziv tvrtke: Ovo mora biti vaš točan registrirani naziv tvrtke.
- Poslovna adresa tvrtke: Ovo je službena adresa vaše tvrtke.
- Matični broj tvrtke: Ovo je broj dodijeljen vašoj tvrtki kada je registrirana.
- PDV ID broj tvrtke: Mora biti unesen za potrebe oporezivanja unutar EU ili za internacionalne transakcije. Može se izostaviti ako vaša tvrtka nije obveznik PDV-a ili ako je poslovanje unutar Hrvatske. U tom slučaju koristimo OIB
- Naziv tvrtke klijenta: Ovo je registrirani naziv tvrtke vašeg klijenta.
- Adresa tvrtke klijenta: Ovo je registrirana adresa tvrtke.
- Registracijski broj klijentove tvrtke: Provjerite jeste li ispunili točan registracijski broj tvrtke.
- PDV ID broj klijenta: Za potrebe oporezivanja, PDV ID broj (HR+OIB)vašeg klijenta mora biti na fakturi. Može se izostaviti ako tvrtka nije obveznik PDV-a ili ako je poslovanje unutar Hrvatske. U tom slučaju koristimo OIB
- Valuta: Ovo je neophodan dodatak računu kako ne bi došlo do zabune povezane s financijama.
- Način plaćanja: Transakcijski račun, Kartica, Ček, Ostalo, Novčanice, ..
- JIR i ZKI: JIR (jedinstveni identifikator računa) i ZKI (zaštitni kod izdavatelja) – ako je naplata u novčanicama i karticama
- Temeljni kapital: Primjer: 2000 kn
- Članovi uprave: Ime Prezime
- Sud: Primjer: Trgovački sud u Zagrebu
IZBORNA POLJA
Ovi odjeljci ili detalji mogu se dodati ili izostaviti ovisno o vašim željama:
- Datum dospijeća: Ovo je datum dospijeća ukupnog plaćanja.
- Zakašnjela naknada: Ovo je dodatna naknada za situacije u kojima klijent ne plati na datum dospijeća.
- Pojedinosti o plaćanju: Ovo su bankovni podaci vaše tvrtke ili bilo koja druga opcija plaćanja koju želite. Na primjer, naziv banke, IBAN, SWIFT/BIC ili PayPal ili gotovina.
- E-mail adresa: Ovo je službena e-mail adresa vaše tvrtke.
- Telefonski broj: Ovo bi trebao biti službeni telefonski broj vaše tvrtke.
- Referentni broj plaćanja: Ovo služi za praćenje plaćanja.
- Broj klijenta: Brojevi koji su dodijeljeni za praćenje poslovnih aktivnosti s vašim klijentima.
- Operater / Račun izdao: Ime i prezime operatera
- Model / Poziv na broj: Model / Poziv na broj je jedinstveni broj narudžbe, aplikacije, koji se upotrebljava za određivanje i brzo pronalaženje te narudžbe.
Vrste računa:
- PDV račun: standardni račun izdat od strane obveznika PDV-a
- Račun za PDV neobveznika: standardni račun koji izdaje tvrtka koja nije obveznik PDV-a
- Predračun: jednostavan zahtjev za plaćanje
- Knjižno odobrenje: povrat sredstava kupcu
- Ponavljajući račun: automatsko fakturiranje korisniku koji se pretplatio
Alati za fakturiranje:
Dodatni savjeti za fakturiranje:
Kada klijentu šaljete e-mail s obavijesti o računu, preporučljivo je dodati "hvala" na kraju. Ovo pokazuje uljudnost, kao i profesionalnu ljubaznost. Dobro je poznato da reći "hvala" može biti od velike važnosti, stoga će praksa dodavanja toga na vaše račune svakako pomoći u rastu vašeg poslovanja.
Pobrinite se da je svaki detalj na računu točan kako biste spriječili upite svojih klijenata i gnjavažu koju možete izbjeći. Netočno opisivanje vaših usluga ili proizvoda moglo bi dovesti do odgode plaćanja, poremećenog odnosa s klijentima i sveukupnog ometanja vašeg poslovanja.